TeamDoc文檔管理軟件

概述

隨著信息化進(jìn)程，文檔管理越來(lái)越受到企業(yè)的重視，但是企業(yè)在進(jìn)行文檔管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)碰到以下的問(wèn)題：海量文檔存儲(chǔ)，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無(wú)法有效協(xié)作共享；知識(shí)管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國(guó)內(nèi)外業(yè)界研究的熱點(diǎn)。市面上最著名的文檔管理系統(tǒng)有TeamDoc文檔管理軟件等。

TeamDoc文檔管理軟件

功能

TeamDoc采用服務(wù)器+客戶端的工作模式?？蛻舳丝梢酝ㄟ^(guò)互聯(lián)網(wǎng)或者局域網(wǎng)連接服務(wù)端，實(shí)現(xiàn)真正意義上的文檔儲(chǔ)與安全共享?？蛻舳饲擅罘庋b了微軟的Office，在完全不影響用戶使用習(xí)慣的前提下，創(chuàng)新性地完美實(shí)現(xiàn)了包括禁止拷貝，禁止打印在內(nèi)的文件防泄密機(jī)制。

1、文檔安全集中存儲(chǔ)：TeamDoc文檔管理軟件可以將所有類(lèi)型的文檔都導(dǎo)入至系統(tǒng)中，關(guān)鍵文檔全部在企業(yè)服務(wù)加密存放。針對(duì)廣泛使用的Word、Excel、PowerPoint、PDF文檔和常用的圖片格式（jpg/bmp/gif）實(shí)現(xiàn)文件權(quán)限設(shè)置，文檔只能被有權(quán)限的用戶接觸到。支持從Office 2000到Office 2010各個(gè)版本。權(quán)限有多種類(lèi)型，如果設(shè)置為禁止拷貝，那么此文檔將無(wú)法被拷貝或打印，也不能被保存在員工個(gè)人的計(jì)算機(jī)上。

2、文檔共享：文檔創(chuàng)建者或管理者有權(quán)決定不同的文檔共享給哪些不同的用戶。不同的用戶可以有不同的權(quán)限：用戶是否具有編輯修改的權(quán)限，用戶是否具有打印拷貝的權(quán)限，用戶是否具有只讀查看的權(quán)限，用戶是否具有另存文檔的權(quán)限。

3、版本追蹤：文檔正在被哪些用戶編輯，文檔各個(gè)時(shí)期的歷史版本，文檔被哪些用戶查看過(guò)。

4、在線協(xié)同編輯：服務(wù)器/客戶機(jī)工作模式。用戶在TeamDoc客戶端通過(guò)封裝的OFFICE提交、發(fā)布、編輯、查看共享文檔，所有文檔加密保存在管理端計(jì)算機(jī)上。

5、快速索引：內(nèi)置強(qiáng)大導(dǎo)航索引欄，支持海量文檔快速定位。

特點(diǎn)

（一）文檔加密存儲(chǔ)，安全共享

一直以來(lái)，大多數(shù)企業(yè)都依賴(lài)于購(gòu)置一臺(tái)電腦來(lái)作為辦公室網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)器，提供了非常典型的“文件夾共享”服務(wù)方式，用戶已經(jīng)習(xí)慣了“文件夾共享”訪問(wèn)方式。在給企業(yè)帶來(lái)方便的同時(shí)也埋下了很多安全隱患。超過(guò)50%以上中小企業(yè)用戶都是采用這一模式，暴露出的問(wèn)題也基本一致。用于文件存儲(chǔ)的企業(yè)服務(wù)器存儲(chǔ)空間告急，文件常常被誤刪除、企業(yè)服務(wù)器上的文件被隨意復(fù)制，機(jī)密文檔安全性受到威脅。傳統(tǒng)落后的共享服務(wù)器方式早已無(wú)法勝任企業(yè)的文檔管理需求，那么使用專(zhuān)業(yè)的企業(yè)文檔管理軟件便成為最佳選擇。

TeamDoc文檔管理軟件具備出色的文檔加密存儲(chǔ)功能，針對(duì)廣泛使用的Word和Excel文檔，實(shí)現(xiàn)高強(qiáng)度自動(dòng)加密，文檔只能在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)使用。無(wú)法被非法拷貝或打印，一旦離開(kāi)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境將無(wú)法被打開(kāi)。文檔創(chuàng)建者或管理者有權(quán)決定不同的文檔共享給哪些不同的用戶，沒(méi)有權(quán)限的用戶無(wú)法打開(kāi)共享文件。

（二）文檔防泄密，防拷貝，防打印

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，文檔信息因用戶原因?qū)е沦Y料丟失，或因黑客蓄意竊取而導(dǎo)致資料外泄，輕則將蒙受財(cái)產(chǎn)損失，重則將遭受包括聲譽(yù)、前途、甚至生命等方面的威脅，文檔關(guān)乎著企業(yè)的生存發(fā)展。圍繞終端進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)封堵、外設(shè)限制、傳輸加密、移動(dòng)存儲(chǔ)管理，例如封堵USB端口防止拷貝打印等，在現(xiàn)實(shí)操作上存在很多的問(wèn)題。基于終端的防泄密從技術(shù)上來(lái)說(shuō)是不可靠的，而且規(guī)模越大，可靠性越差，而管理難度也越大。因?yàn)榛诮K端的解決方案是一種封堵傳播途徑的技術(shù)，在理想的情況下，如果能夠封堵所有的文檔傳播途徑，則文檔不會(huì)被傳播出去。但現(xiàn)實(shí)是，一方面任何的封堵措施都有漏洞，也不可能找到所有的出口(特別是程序出口)，另一方，采用物理方式能輕易破解，比如拆走硬盤(pán)，操作系統(tǒng)雙啟動(dòng)等。所以這種輕量級(jí)的解決方案是不成熟、不可靠的解決方案，它必將被重量級(jí)的基于文檔本身的解決方案代替。

TeamDoc文檔管理軟件基于文檔安全本身考慮，不同的用戶可以有不同的權(quán)限：用戶是否具有編輯修改的權(quán)限，用戶是否具有打印拷貝的權(quán)限，用戶是否具有只讀查看的權(quán)限，用戶是否具有另存文檔的權(quán)限。在真正意義上實(shí)現(xiàn)文檔防泄密，防拷貝，防打印。

（三）版本追蹤，協(xié)同編輯

企業(yè)每個(gè)部門(mén)每個(gè)員工機(jī)每天會(huì)產(chǎn)生無(wú)數(shù)文檔，有的正在編輯，有的已經(jīng)完成初稿，有的已經(jīng)被送進(jìn)回收站，在講究辦事效率和互相合作的辦公大環(huán)境下，如何在短時(shí)間內(nèi)向上司提交一份完善的文檔在競(jìng)爭(zhēng)激烈的商業(yè)中顯得舉足輕重。一個(gè)文檔在很多情況下都是多人同時(shí)使用，甚至編寫(xiě)、更新，比如一些項(xiàng)目文檔。隨著文檔的一次次更新，你發(fā)給我，我發(fā)給你就變的相當(dāng)頻繁。這些過(guò)程如果沒(méi)有一個(gè)好的文檔管理辦法，就容易在很多環(huán)節(jié)上出錯(cuò)，又因?yàn)闆](méi)有文檔的操作記錄，最后導(dǎo)致錯(cuò)誤的責(zé)任互相推諉。這樣就不但影響了團(tuán)隊(duì)合作的效率，設(shè)置會(huì)給團(tuán)隊(duì)工作帶來(lái)極大的障礙。因此，行之有效的文檔管理解決方案也應(yīng)充分考慮如何促進(jìn)協(xié)同工作，提升工作效率。

TeamDoc文檔管理軟件能夠完美實(shí)現(xiàn)文檔快速追蹤，文檔正在被哪些用戶編輯，文檔各個(gè)時(shí)期的歷史版本，文檔被哪些用戶查看過(guò)。采用服務(wù)器/客戶機(jī)工作模式，管理員在服務(wù)器設(shè)置用戶。用戶在客戶端提交、發(fā)布、編輯、查看共享文檔，所有文檔加密保存在管理端計(jì)算機(jī)上，實(shí)現(xiàn)文檔的統(tǒng)一集中管理。

（四）海量文檔快速定位

如果企業(yè)的絕大大部分文檔都是分散于各個(gè)員工的電腦里，那么文檔丟失的風(fēng)險(xiǎn)是相當(dāng)大的。因?yàn)槲臋n的分散，對(duì)于企業(yè)員工獲取文檔、信息，也帶來(lái)諸多的不便，有些文檔可能不知道該問(wèn)誰(shuí)要，或者某人出差、請(qǐng)假等，都將使得沒(méi)法快速便捷地獲取文檔，影響工作效率，對(duì)工作帶來(lái)不便設(shè)置阻礙。因此，建立企業(yè)的中央文檔數(shù)據(jù)中心是相當(dāng)有必要的。

TeamDoc文檔管理軟件將所有的文檔根據(jù)文檔類(lèi)型，各級(jí)部門(mén)，群組人員進(jìn)行清晰歸檔統(tǒng)一保存在服務(wù)器電腦上，內(nèi)置強(qiáng)大導(dǎo)航索引欄，一目了然，支持海量文檔快速定位。

安裝環(huán)境

客戶端：安裝了微軟Office軟件的Windows 2000、XP、2003、Vista、Windows 7 系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：支持通過(guò)局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)服務(wù)端，能上網(wǎng)就能用，實(shí)現(xiàn)全球移動(dòng)辦公。